Tämä on Yrityksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 11.10.2024. Viimeisin muutos 5.11.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Käsikirurgiyhdistys ry (”Yhdistys”)
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Leena Kuuramaa, secretary@fssh.fi
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri (”Jäsenrekisteri”), palautelomakkeen rekisteri (”Palauterekisteri”), luentopalkkio- ja matkakulukorvausrekisteri (”Matkakulurekisteri”) sekä Yhdistyksen järjestämien kurssien (”Kurssirekisteri”) ja tapaamisten (”Tapaamisrekisteri”) osallistujarekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) (Jäsen-, Palaute-, Matkakulu-, Kurssi- ja Tapaamisrekisteri) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys, Jäsenrekisteri).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Yhdistyksen yhteydenpito (Jäsen-, Palaute-, Matkakulu-, Kurssi- ja Tapaamisrekisteri) sekä jäsenyyden ylläpito (Jäsenrekisteri).
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Jäsenrekisteri: henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite), suoritetut tutkinnot ja vuodet, kokemus käsikirurgian alalta, nykyinen työskentelyorganisaatio ja -kunta, suosittelijat sekä suosittelijoiden yhteystiedot (sähköposti).
Jäsenrekisterin tietoja käytetään Suomen Lääkäriliiton jäsenmaksuvälitykseen, jonka osalta Yhdistyksellä ja Suomen Lääkäriliitolla on erillinen sopimus.
Kurssi- ja tapaamisrekisteri: henkilön nimi, organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), erityisruokavalio ja verkkoyhteyden IP-osoite.
Palauterekisteri: henkilön nimi ja sähköpostiosoite sekä palautteen aihe ja asiasisältö.
Matkakulurekisteri: henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhlinnumero), pankkiyhteys, luentotapahtuman tiedot, palkkio, ennakonpidätys, verotuskunta ja matka- ja majoituskulut.
Tiedot säilytetään jäsenyyden (Jäsenrekisteri) tai kurssin (Kurssirekisteri) ajan tai kunnes tapaaminen on ohittunut (Tapaamisrekisteri). Palauterekisterin tiedot säilytetään 30 vuorokauden ajan ja Matakakulurekisterin tiedot yhden (1) vuoden ajan.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).